Kassenstreifen, Z-Bons, Kassenbücher, Speisekarten & Co
Die Aufbewahrungspflichten betragen 10 Jahre, heißt es immer. Zu Prüfzwecken müssen steuerlich relevante Unterlagen grundsätzlich 10 Jahre aufbewahrt werden. Eigentlich 10 Jahre plus bis zu 3 Jahre, also 13 Jahre, da die Anlaufhemmung mit zu berücksichtigen ist. Damit liegen dann Unterlagen für den höchstmöglichen steuerlich zu korrigierenden Zeitraum vor. Die Länge der Anlaufhemmung bestimmt sich danach, wie spät oder früh ein Steuerpflichtiger damals seine Steuererklärung einreichte. Es sind stets 1 bis 3 Jahr zu den 10 Jahren hinzuzuzählen, §§ 169, 170 AO. Also heißt die Faustformel, dass Sie 11-13 zurückliegende Jahre aufheben müssen. Um sicher zu gehen also die letzten vollen 13 Jahre. Dass also die Aufbewahrungspflichten nur 10 Jahre betragen, ist daher nicht ganz richtig.
Aus einer Betriebsprüfung bei einem Gastwirt: bei EDV-Registrierkassen, deren Ausdruck (zumindest teilweise) aufgrund der Programmierung oder durch die betriebsspezifische Einrichtung den gebongten Buchungsstoff nicht richtig oder nicht vollständig wiedergeben, bei denen also unbewusste Fehlerquellen denkbar und bewusste Manipulationen möglich sind, kommt der Belegfunktion und den Aufbewahrungspflichten eine besondere Bedeutung zu.
Grundsätzlich sind nach § 147 III AO nachfolgende Belege 10 Jahre lesbar aufzubewahren:
- Kassenbücher
- Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen EDV-Registrierkasse (Bedienungsanleitung, Programmierhinweise, Programmausdrucke usw.)
- Kassenbelege, Kassenberichte
- Finanzberichte, Tagesendsummenbons, Kassenkontrollstreifen, Registrierkassenstreifen (Problem bei Thermopapier oder anderen Papierarten, die nicht 10 Jahre einwandfrei lesbar aufzubewahren sind)
- EDV-Registrierkassenausdrucke (z.B. Warengruppenberichte)
- a) soweit sie Buchungsunterlage mit Belegfunktion sind (Beweisfunktion im Hinblick auf die Ordnungsmäßigkeit, d.h. Vollständigkeit und Richtigkeit)
- b) soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, z.B. zum Nachweis der ordnungsmäßigen Kassenführung. Statistiken und betriebswirtschaftliche Kennzahlen sind für die Besteuerung von Bedeutung, wenn sie die genauere Nachkalkulation ermöglichen (dann aber nur 6 Jahre aufzubewahren).
- Speise- und Getränkekarten in Gaststätten, soweit sie Buchungsunterlagen für die in der EDV gespeicherten Festpreise sind (=Dauerbelege).
Aus der Rechtsprechung 2 Beispiele:
1. FG Düsseldorf v. 08.12.04, 8 V 5628/04 A (E,U):
AdV-Beschluss: bei einem Restaurant mit EÜR wurde die Kasse als nicht ordnungsgemäß angesehen, weil keine tägliche Ermittlung der Einnahmen erfolgte und keine fortlaufend nummerierten Z-Abschläge vorlagen.
2. FG Münster, Urteil v 15.12.99, 10 K 7869/99:
Lassen sich die Endbestände der Kassenaufzeichnungen nur am Monatsende ermitteln, weil im Kassenbuch die Tageseinnahmen bzw. die im Laufe des Tages bezahlten betrieblichen Ausgaben nicht erfasst wurden, so fehlt es an der Kassensturzfähigkeit, die jederzeit gegeben sein muss. Die Kassenführung ist insoweit nicht ordnungsgemäß. Sind darüber hinaus auch noch Ungereimtheiten beim Wareneinkauf festzustellen, so ist der Umsatz und der Gewinn zu schätzen.
Dr. Jörg Burkhard hilft:
Rechtsanwalt Dr. jur. Jörg Burkhard hilft. Dr. Jörg Burkhard ist Fachanwalt für Steuerrecht und Strafrecht. Steueranwalt für Betriebsprüfung und Steuerfahndung. Spezialist bei Zollfahndung und Einspruchsverfahren und Klageverfahren bis hin zum BFH. Der top Anwalt bei tax compliance und Selbstanzeige. Der Steueranwalt in Frankfurt, Wiesbaden, Rhein-Main, bundesweit, 0611-890910